آنچه در این مقاله می‌خوانید
چرا مهاجرت به سرور ابری برای کسب‌وکار شما توصیه می‌شود؟
امروزه کمتر کسب‌وکاری است که برای پیشبرد امور مالی خود از فایل‌های اکسل استفاده کند. از آنجا که مدیران و کارشناسان مالی همواره به دنبال کارآمدترین و به صرفه‌ترین راهکارهای نرم‌افزاری هستند، می‌توان نرم‌افزارهای مالی ابری را به عنوان یکی از مناسب‌ترین راهکارها نام برد که البته این روزها طرفداران زیادی پیدا کرده است. این نرم‌افزارها، در مقایسه با نرم‌افزارهای داخلی مزایای بسیاری دارند که از میان آن‌ها می‌توان به امکان کار کردن با آن‌ها از هر مکان، خودکارسازی و افزایش سرعت فرایندهای مالی زمان‌بر و افزایش دقت اشاره کرد.
مهم‌ترین مزایای انتقال نرم‌افزارهای مالی به سرور ابری
1. دسترسی فارغ از زمان و مکان
با نرم‌افزارهای مالی ابری، شما می‌توانید به حساب‌ها و ارقام مالی حیاتی خود از هرجایی دسترسی داشته باشید. زمانی که شما از یکی از نرم‌افزارهای سنتی یامبتنی بر دسکتاپ استفاده می‌کنید، به‌شدت به کار در محیط سازمان وابسته می‌شوید؛ یعنی علاوه بر نرم‌افزار مالی، تمامی اطلاعات و حساب‌های شما روی یک هارد سخت‌افزاری در محل شرکت قرار دارد و دسترسی شما به اطلاعات مالی، محدود به ساعات حضور شما در شرکت می‌شود.
نرم‌افزارهای ابری مبتنی بر وب، شما را از این محدودیت‌ها رها میکنند و علاوه بر این مزیت، اطلاعات شما را با حفظ امنیت و به‌صورت رمزگذاری شده، در سرورهای ابری نگهداری میکنند.
2. صرفه‌جویی چشم‌گیر در زمان و هزینه‌ها
استفاده از نرم‌افزارهای مالی آنلاین، هزینه‌های مربوط به IT شما را کاهش می‌دهد و با اتصال دائمی شما به کسب‌وکارتان، در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. نرم‌افزارهای مالی مبتنی بر دسکتاپ، نیاز به سرمایه‌گذاری در زمینه تجهیزات IT و نگهداری آن‌ها دارند. برای استقرار چنین نرم‌افزارهایی، شما نیاز به یک سرور برای نگهداری از نرم‌افزار و اطلاعات آن،یک یا چند متخصص IT برای نگهداری از سرور و شبکه داخلی شرکت دارید.
حتی درصورتی‌که دارای دپارتمان IT نیز باشید، استفاده از نرم‌افزارهای مالی ابری پرسنل IT شما را از پشتیبان‌گیری‌های دوره‌ای از اطلاعات مهم بی‌نیاز می‌کند، چراکه ارائه دهنده نرم‌افزار مالی ابری شما این کار را برایتان انجام می‌دهد. صرف زمان کمتر برای امور اجرایی سخت‌افزاری، زمان پرسنل شما را برای انجام امور پربازده و رشد کسب‌وکارتان، آزاد می‌کند.
همچنین نرم‌افزارهای مالی ابری، بسیاری از فرایندهای مالی سنتی را خودکار میکنند که این امر، انجام فعالیت‌های دستی را کاهش داده و در نتیجه منجر به صرفه‌جویی در زمان شما می‌شود.
3. امنیت بی‌نقص و به‌روزرسانی‌های خودکار
در پلتفرم‌های ابری، دیگر نگران نسخه‌های پشتیبان و به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار نخواهید بود. نسخه نرم‌افزار شما همواره به روز است.
امنیت یکی دیگر از موضوعاتی است که در آن نرم‌افزارهای مالی ابری بر سنتی برتری دارند. در این نرم‌افزارها، اطلاعات شما دیگر روی سرورهای فیزیکی موجود در شرکت یا هارد لپ‌تاپتان ذخیره نمی‌شود. تمامی داده‌های شما در منبع اصلی رمزگذاری و در سرور ابری ذخیره می‌شود؛ بنابراین تنها شما و اعضای منتخب تیمتان به اطلاعات مالی محرمانه سازمان دسترسی خواهند داشت.
ارائه‌دهندگان خدمات نرم‌افزارهای مالی ابری، معمولاً از راه‌های زیر امنیت اطلاعات شما را تضمین میکنند:
- اجرای سطوح امنیتی چندگانه مثل رمزگذاری حرفه‌ای و کنترل دسترسی
- پشتیبان‌گیری خودکار و کاهش ریسک ازدست‌رفتن اطلاعات حیاتی کسب‌وکار. در این شرایط اگر یکی از کارمندان شما لپ‌تاپ شرکت را گم کند یا سیل و سایر بلایای طبیعی به سخت‌افزارهای شما آسیب برساند، اطلاعات شما از دست نمی‌رود.
در این شرایط تیم IT شما متمرکز بر ایجاد امنیت در نقاط دسترسی نهایی و کسب اطمینان از سطوح دسترسی متناسب با جایگاه سازمانی کارکنان خواهند شد.
4. به‌اشتراک‌گذاری و همکاری آسان
زمانی که از نرم‌افزارهای مالی ابری استفاده می‌کنید، همکاری مشترک و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات مالی با مشاوران ساده خواهد شد. در نرم‌افزارهای مالی غیر ابری، دسترسی به حساب‌ها محدود است و همین موضوع به‌اشتراک‌گذاری و همکاری مشترک بر اطلاعات مالی را محدود می‌کرد. به‌عنوان‌مثال اگر حسابدار شما به داده‌های خاصی نیاز داشت ممکن بود چند بار به شما ایمیل بزند یا شما مجبور می‌شدید اطلاعات موردنظر را روی فلش ارسال کنید. با نرم‌افزارهای مالی ابری، تیم مدیریتی، حسابرس ها و مشاوران مالی شما به داده‌های یکسانی دسترسی خواهند داشت و این دسترسی، سریع و فارغ از زمان و مکان خواهد بود.
همچنین اعضای تیم مالی شما می‌توانند به راحتی پرداختی‌ها را تأیید کنند یا صورت‌حساب ارسال کنند، بدون این که صبر کنند تا صبح روز بعد به محل شرکت بازگردند. این افراد همیشه به آخرین نسخه از اطلاعات مالی شرکت و آنالیز بلادرنگ از آن‌ها دسترسی خواهند داشت؛ چراکه تمامی اطلاعات، روی یک سرور مشترک ذخیره می‌شود و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات میان افرادی که خارج از شرکت کار میکنند یا در راه شرکت هستند تسهیل می‌شود.
5. کاهش کاغذبازی و کمک به محیط‌زیست
استفاده از نرم‌افزار مالی ابری، می‌تواند قدمی بزرگ در راه حذف کاغذ باشد. در سیستم‌های حسابداری سنتی، دریافت بسیاری از تأییدیه‌ها از مدیران و سرپرستان مالی و … زمان زیادی از سازمان را تلف می‌کند. چراکه هر اطلاعاتی باید پرینت شده و یک نسخه فیزیکی از آن بایگانی شود. این پروسه رسیدگی به امور مالی را کند و غیر مؤثر کرده و به محیط‌زیست نیز آسیب می‌رساند.
با استفاده از نرم‌افزارهای مالی ابری، وابستگی شما به کاغذ کاهش پیدا می‌کند شما می‌توانید صورت‌حساب‌ها را به‌صورت مستقیم برای مشتریان ایمیل کنید و علاوه بر حذف هزینه پرینت و پست، به پرداختی‌هایتان سرعت ببخشید. می‌توانید قبض‌ها و رسیدهای دریافتی را نیز اسکن کرده و به همراه تراکنش‌های مربوط در نرم‌افزار مالی ذخیره کنید. همچنین ازآنجایی‌که اسناد شما در سرورهای ابری محفوظ است، دیگر نیازی به نگهداری نسخه فیزیکی از آن‌ها ندارید.
6.کنترل دقیق فرایندهای مالی
بعضی از کسب‌وکارها از فرایندهای کاغذی برای مدیریت امور حسابداری خود استفاده میکنند. در این حالت، داشتن یک چشم‌انداز دقیق، سریع و به‌روز از عملکرد مالی سازمان بسیار دشوار است و به همین دلیل، مدیران ارشد سازمان نمی‌توانند مشکلات مربوط به امور مالی را به‌موقع شناسایی و از بزرگ‌تر شدن آن‌ها در آینده جلوگیری کنند. نرم‌افزارهای مالی ابری می‌توانند این مشکل را با ایجاد دسترسی بلادرنگ به اطلاعات مالی متمرکز، حل کنند. به‌جای صبر کردن برای اطلاعاتی که هفته‌ها و ماه‌ها از عمر آن‌ها می‌گذرد و دیگر به‌روز نیستند، کاربران نرم‌افزارهای مالی ابری همیشه به یک چشم‌انداز به‌روز از وضعیت مالی فعلی سازمان دسترسی خواهند داشت. داشبوردها و ابزارهای تجزیه‌وتحلیل داخلی نرم‌افزار، اطلاعات پیچیده مالی را به نمودارها و شاخص‌های عملکرد کلیدی قابل‌فهم تبدیل میکنند.
7. مقیاس‌پذیری و کمک به رشد سازمان
یکی از جذاب‌ترین قابلیت‌های رایانش ابری، مقیاس‌پذیری است. مدیریت امور مالی با شیت‌هایی که همگام با رشد سازمان، مدیریت آن‌ها دشوارتر می‌شود و کارکردن با نرم‌افزارهای مالی دسکتاپ محوری که معمولاً قابلیت‌های محدودی دارند، می‌تواند جلوی پیشرفت یک سازمان را بگیرد. اگر مالک یک استارت‌آپ هستید و برنامه‌هایی برای رشد آن دارید، نباید با نرم‌افزاری کار کنید که بعد از گذشت یک سال، حوزه عملکردی آن برای شما کوچک شود. نرم‌افزارهای حسابداری ابری جامع، همگام با نیازها و میزان رشد سازمان شما منعطف هستند. شما می‌توانید ابتدا با عملکردهای پایه شروع کنید و هم‌زمان به رشد سازمان، قابلیت‌های نرم‌افزار ابری خود را افزایش دهید.
برای رشد و توسعه هر چه بیشتر کسب‌وکارتان می‌توانید سریع و بدون از دست دادن اطلاعات به سرور ابری مهاجرت کنید.
جمع بندی
نرم‌افزارهای حسابداری ابری در مقایسه با انواع سنتی خود و فرایندهای دستی مبتنی بر شیت، مزایای چشم‌گیری دارند. برترین نرم‌افزارهای مالی ابری، تمامی وظایف حسابداری را به‌صورت خودکار در می‌آورند و علاوه بر دقیق‌تر کردن فرایندهای مالی، به آن‌ها شتاب می‌بخشند. با استفاده از این نرم‌افزارها شما می‌توانید فارغ از مکانی که در آن قرار دارید، به داده‌های مالی خود دسترسی داشته باشید و به‌آسانی آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید نرم‌افزارهای ابری جامع را با سایر نرم‌افزارهای مورداستفاده در سازمان یکپارچه کنید. این نرم‌افزارهای با توجه به نیازها و میزان رشد سازمان شما، قابلیت مقیاس‌پذیری و شخصی‌سازی دارند.
منابع:
این مقاله را به اشتراک بگذارید
